L’Assemblée Générale de la PROCEFFA se réunit soit sur convocation du Président de son Conseil d’Administration en sessions ordinaire ou extraordinaire, soit à la demande des 2/3 des membres fondateurs et adhérents.
Pour les sessions ordinaires de l’Assemblée Générale, les convocations sont transmises aux membres statutaires 30 jours au moins avant la tenue de l’Assemblée.
Pour les sessions extraordinaires de l’Assemblée Générale, Les convocations sont transmises aux membres statutaires 10 jours au moins avant la tenue de l’Assemblée.
Lesdites convocations doivent mentionner les questions inscrites à l’ordre du jour et être envoyées dans les délais fixés. Les membres sont convoqués par lettre individuelle (courrier ou courriel). Il leur est demandé d’accuser réception de la convocation.
Organes
Les organes de la PROCEFFA sont :
- L’Assemblée Générale
- Le Conseil d’Administration
- Le commissariat aux comptes
- Secrétariat Exécutif
Composition
- L’Assemblée Générale est l’organe suprême de la PROCEFFA. Elle est composée des membres fondateurs et adhérents définis à l’article 6 et à jour de leurs cotisations.
- Les délégués sont désignés par l’organisation membre qu’ils représentent. Chaque organisation est représentée par un délégué.
- Les membres d’honneurs et bienfaiteurs sont représentés avec voix consultative et non délibérative.
Missions de l’assemblée générale
- L’Assemblée Générale se réunie en session ordinaire une fois par an aux lieux et date fixés par le Conseil d’Administration pour :
- Etudier et approuver le rapport d’activités et le rapport financier ;
- Voter le budget ;
- Adopter les statuts et règlement intérieur ;
- Adopter les taux de cotisation et les modalités de payement ;
- Approuver le plan d’actions de la Plateforme
- Valider ou rejeter les propositions d’admission de nouveaux membres;
- Valider ou rejeter les propositions d’exclusion des membres ;
- Elire les membres du Conseil d’Administration
- Etudier tout point inscrit à l’ordre du jour à l’exception de la modification des statuts et de la dissolution de la Plateforme.
- Affecter les résultats de fin d’exercice ;
- Apprécier le travail du Conseil d’Administration et lui donner quitus ou non pour sa gestion.
- L’Assemblée Générale se réunie à tout moment en session extraordinaire, à la demande des 2/3 des membres fondateurs et adhérents ou sur convocation du président du Conseil d’Administration, sur un ordre du jour précis, aux lieux et date fixés par le Conseil d’Administration pour particulièrement statuer sur :
- La modification des statuts et règlement intérieur ;
- La transformation du statut juridique ;
- La dissolution anticipée de la PROCEFFA.
Fonctionnement des assemblées
- L’Assemblée Générale est présidée par un bureau de séance de trois membres composé d’un président et de deux rapporteurs, élus en début de travaux. Ce bureau est composé des personnes non membres du Conseil d’Administration ;
- L’Assemblée Générale ordinaire ne délibère valablement que si elle réunit au moins la moitié plus un (01) des membres fondateurs et adhérents présents ou représentés.
- L’Assemblée Générale extraordinaire ne délibère valablement que si elle réunit au moins les deux tiers (2/3) des membres fondateurs et adhérents présents ou représentés
- Si l’Assemblée ne peut pas valablement délibérer, une seconde assemblée sera convoquée et dans les mêmes conditions que la première. Cette seconde assemblée délibère valablement quel que soit le nombre de présents.
- Les décisions en sessions ordinaires de l’Assemblée Générale se prennent à la majorité simple des suffrages exprimés
- Les décisions de l’Assemblée Extraordinaire sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés sauf en ce qui concerne les modifications des statuts et la dissolution de l’association soumises aux dispositions des articles 23 et 24 des présents statuts.
- Chaque membre a droit à une seule voix. En cas d’égalité, la voix du président du bureau de l’assemblée est prépondérante.
- Le président peut refuser de faire voter toute question non inscrite à l’ordre du jour sauf si cette dernière a fait l’objet d’une discussion et d’une approbation par la majorité des membres présents ou représentés.
Conseil d’administration
- L’Assemblée Générale délègue ses pouvoirs à un Conseil d’Administration de cinq (05) membres provenant des trois (03) régions de la PROCEFFA, respectant la typologie, le genre, l’appartenance linguistique des organisations membres.
- Les membres du Conseil d’Administration sont élus pour un mandat de trois (03) ans renouvelable une (01) fois
- Le Conseil d’Administration se réunit au moins deux fois par an, sur convocation du président ou au moins trois(03) des cinq (05) administrateurs. Pendant ses sessions, le Conseil d’Administration peut s’adjoindre à titre consultatif des représentants d’organismes intéressés au développement des buts de la PROCEFFA. Leur mandat est révocable.
- Il délibère valablement pourvu que les deux tiers au moins de ses membres soient présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante
- Les membres du Conseil d’Administration ne peuvent se faire représenter que par un autre membre du Conseil d’Administration. Celui-ci ne peut disposer que d’un seul pouvoir en plus du sien.
Si le quorum nécessaire n’est pas atteint, on procède à une nouvelle convocation et le Conseil délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés
- Les fonctions des membres du Conseil sont gratuites. Toutefois, les membres sont remboursés des frais occasionnés par l’exercice de leur fonction conformément au manuel de procédures.
- Lorsqu’un membre du conseil n’est plus délégué de son organisation, et que celle-ci informe le Conseil d’Administration par écrit, l’Assemblée Générale pourvoit à son remplacement à la prochaine session de l’assemblée sur proposition du président.
- En cas de vacance d’un poste autre que celui du président du Conseil d’Administration, le président propose parmi les délégués un nouveau candidat à l’approbation de l’Assemblée Générale.
- En cas de vacance du poste de président, le premier Vice-président assure l’intérim jusqu’à la prochaine assemblée.
- Le Conseil d’Administration recrute, nomme et sanctionne le personnel du Secrétariat Exécutif
- conformément au manuel de procédures.
Composition du conseil d’administration
Le Conseil d’Administration est composé de Cinq (05) membres parmi lesquels :
- 1 Président
- 1 Vice-président
- 1 Secrétaire – Trésorier
- 2 Conseillers
Attributions des membres du conseil d’administration
- Le Président
Le Président préside le Conseil d’Administration.
A ce titre :
- Veille à l’exécution des décisions et résolutions de l’Assemblée Générale et Conseil d’administration;
- Représente la Plateforme dans tous les actes de la vie civile ;
- Assure le suivi et le contrôle de l’exécution du budget et du plan d’action;
- Convoque et préside les réunions du Conseil d’Administration ;
- Convoque les réunions de l’Assemblée Générale ;
- Ouvre et cosigne avec le Secrétaire-Trésorier, les comptes bancaires principaux de la Plateforme ;
- Peut déléguer une partie de ses fonctions au Vice-président ou tout autre membre du Conseil d’Administration ;
- Signe légalement tous les actes qui engagent la responsabilité de la Plateforme ;
- Reçoit les demandes d’admission des organisations ou des personnes candidates
- Le Vice-président
- Il remplace le Président en cas d’empêchement et assume toute autre tâche que lui confie l’Assemblée Générale ou le Conseil d’Administration.
- Il cosigne les principaux comptes bancaires
- Il est chargé de la recherche et de la mobilisation des fonds en relation avec le Secrétariat Exécutif sous la supervision du Président
- Le Secrétaire – Trésorier
Le Secrétaire-Trésorier assure le suivi des activités de la Plateforme auprès du Secrétariat Exécutif. A ce titre :
- Il veille à la préparation des réunions du Conseil d’Administration, des Assemblées Générales et autres réunions en collaboration avec le président du Conseil d’Administration et le Secrétariat Exécutif
- Il veille à l’élaboration et à la diffusion des rapports/ procès-verbaux des différentes réunions/ du Conseil d’Administration :
Il élabore et diffuse les rapports/ procès-verbaux des différentes réunions/ du Conseil d’Administration :
- Il prépare, en collaboration avec le Président, le rapport annuel du Conseil d’Administration
- Il participe avec le Président du Conseil d’Administration à la préparation par le Secrétariat Exécutif
- Du rapport annuel sur la gestion et le fonctionnement de la Plateforme. Ce rapport, approuvé par le Conseil d’Administration, est présenté à l’Assemblée Générale.
- Il veille à la bonne gestion des fonds de la
- Des conseillers
Le premier veille au maintien de la qualité de la pédagogie et du renforcement des capacités des membres
Le second assiste le Président du Conseil d’Administration au niveau des relations extérieures et de la coopération
Commissariat aux comptes
- Le commissariat aux comptes est un organe de la PROCEFFA. Il a en son sein deux commissaires aux comptes élus parmi les délégués présents à l’Assemblée pour un mandat de trois ans renouvelable une fois.
- Ses missions essentielles consistent à faire l’audit interne (Vérifier la régularité des écritures, Veiller au respect de la destination des fonds…)
- Les Commissaires aux Comptes rendent compte en toute indépendance à l’Assemblée Générale. Ils s’auto saisissent et conduisent conjointement les audits au moins deux fois par an, dont un avant la tenue de l’Assemblée Générale. En cas de nécessité, ils peuvent se faire assister par un consultant selon les modalités prévues par le manuel de procédures.
Secrétariat Exécutif
- Le Conseil d’Administration recrute un Secrétaire Exécutif à qui il délègue certains pouvoirs. Cette délégation de pouvoirs doit être dûment établie dans un cahier de charge défini et adopté par le Conseil d’Administration. Pour l’exécution de sa mission, le Secrétaire Exécutif est assisté de collaborateurs salariés dont un comptable, un secrétaire- caissier, des conseillers/animateurs pédagogiques.
- Le Secrétariat Exécutif est dirigé par un Secrétaire Exécutif, secondé par un personnel salarié. Il peut néanmoins bénéficier de l’appui ou d’assistance d’autres personnes volontaires dans des domaines de compétences spécifiques.
- Le personnel du Secrétariat Exécutif est employé de la PROCEFFA. Il est recruté à travers un processus défini dans le manuel de procédure.
- Le personnel du Secrétariat Exécutif n’est pas nécessairement recruté au sein des organisations membres. Si un membre du personnel est recruté au sein d’une organisation membre, celui-ci doit démissionner de sa structure mère avant sa prise de fonction pour éviter tout conflit d’intérêt.
- Le Secrétariat Exécutif est le coordonnateur des activités de la Plateforme et le rapporteur du Conseil d’Administration. Il assiste aux réunions du Conseil d’Administration avec voix consultative :
- Il reçoit les cotisations des membres ainsi que toutes autres contributions financières.
- Tous les fonds reçus doivent être déposés sous quarante-huit heures dans un des comptes bancaires principaux ouverts à cet effet.
- Il se doit de tenir une comptabilité conforme à la réglementation en vigueur au Cameroun.
- Il prépare en collaboration avec le Président du Conseil d’Administration et le Secrétaire-Trésorier, le rapport financier annuel. Ce rapport, approuvé par le Conseil d’Administration, est présenté à l’Assemblée Générale, seule habilitée à donner quitus à la gestion du Conseil d’Administration.
Commissions
Le Conseil d’Administration de la Plateforme peut en cas de nécessité créer des commissions ou groupes de travail chargés d’étudier des questions spécifiques tout en conservant sur ces questions son pouvoir de décision.
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